身内に不幸があると、悲しみの中でも会社への連絡や休暇の申請をしなければなりません。「上司へ何と伝える？」「忌引届の理由はどう書く？」「証明書は必要？」と迷う方も多いでしょう。
最初に確認したいのは、忌引休暇の日数・有給か無給か・必要書類は会社ごとの就業規則で異なるという点です。法律で全国一律の忌引日数が決められているわけではありません。
この記事では、身内の不幸を会社へ連絡するときのメール例文、忌引休暇の申請理由、証明書、祖父母など親族ごとの日数を確認する方法まで順番に解説します。
急いでいる場合はこの4点を伝えます
- 誰が亡くなったか（続柄）
- 休みたい期間
- 緊急時の連絡方法
- 詳細は分かり次第改めて連絡すること
身内の不幸を会社へ連絡するときの基本
突然の訃報では、すべての情報がそろうのを待たず、まず直属の上司へ早めに連絡します。
会社に連絡するときは、就業規則や社内ルールで指定された連絡方法があればそれに従います。電話、メール、チャット、勤怠システムなど、会社によって方法は異なります。
葬儀の日程がまだ決まっていない場合でも、「身内に不幸があり、本日は休ませていただきたい」と先に連絡し、詳細は後から伝えて構いません。
連絡内容は必要最小限で十分です。死因や詳しい家庭事情まで説明する必要はなく、会社が忌引休暇の対象や日数を確認できる範囲で続柄を伝えます。
忌引休暇を上司へ連絡するメール例文
メールでは、続柄・休暇希望日・業務連絡の3点を簡潔に書くと伝わりやすくなります。
当日に急きょ休む場合
件名：忌引休暇のご連絡
○○部長
お疲れさまです。○○です。
本日、祖母が亡くなったとの連絡を受けました。葬儀等のため、本日はお休みをいただきたくご連絡いたしました。
今後の日程がまだ確定していないため、詳細が分かり次第、休暇期間について改めてご連絡いたします。
急なご連絡となり申し訳ありません。よろしくお願いいたします。
葬儀日程が決まっている場合
件名：忌引休暇申請のご連絡
○○課長
お疲れさまです。○○です。
父が逝去したため、葬儀および諸手続きのため、○月○日から○月○日まで忌引休暇を申請したくご連絡いたしました。
担当中の○○については△△さんへ引き継ぎをお願いしております。緊急の場合は携帯電話へご連絡ください。
必要な申請手続きや提出書類がありましたら、ご教示いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
「身内に不幸がありまして」と簡潔に伝える場合
お疲れさまです。身内に不幸がありまして、明日○月○日はお休みをいただきたくご連絡しました。詳細な日程については確認でき次第、改めてご連絡いたします。
「身内に不幸がありまして」だけでも第一報としては伝わりますが、忌引休暇の対象確認が必要な場合は、後ほど続柄を伝えます。
忌引届・休暇申請の理由はどう書く？
申請理由は「祖父逝去のため」「母の葬儀参列のため」など、続柄と目的を簡潔に書けば十分です。
| 状況 | 記入例 |
|---|---|
| 父・母が亡くなった | 父逝去に伴う葬儀・諸手続きのため |
| 祖父母が亡くなった | 祖母逝去に伴う葬儀参列のため |
| 配偶者の親族が亡くなった | 義父逝去に伴う葬儀参列のため |
| 詳細を書きすぎたくない | 親族逝去に伴う葬儀参列のため |
会社が続柄によって忌引日数を定めている場合は、続柄の申告が必要になることがあります。社内書式に指定項目がある場合は、その書式に従ってください。
忌引休暇は何日取れる？祖父母の場合も会社規定を確認
忌引日数に法律上の全国共通ルールはなく、対象となる親族と取得日数は会社の就業規則で確認します。
「祖母が亡くなった場合、孫は何日休める？」という疑問は多いですが、会社によって規定が異なるため、一律に「○日」と断定できません。
たとえば、会社の慶弔休暇規程では、本人との続柄によって日数を分けている場合があります。また、喪主を務める場合や遠方へ移動する場合に別の扱いを設けている会社もあります。
確認する場所は、就業規則、慶弔休暇規程、社内ポータル、人事・総務への問い合わせです。
土日祝日を忌引日数に含めるかも会社ごとに異なる
「3日間の忌引休暇」に休日を含むのか、所定労働日だけを数えるのかも会社規定によって異なります。葬儀日程が決まったら、実際に何日休めるかを人事・総務へ確認してください。
忌引休暇を飛び飛びに取得できるかも規定次第
通夜・葬儀と、その後の手続きで別々の日に休みたい場合があります。連続取得が条件なのか、分割できるのかについても会社の規程を確認します。
忌引休暇は有給？無給？
忌引休暇を有給扱いにするか無給扱いにするかは会社の制度によって異なります。
忌引休暇は、会社が独自に設ける慶弔休暇・特別休暇として運用されることが一般的です。そのため、休暇中の賃金を支給する会社もあれば、無給とする会社もあります。
まずは就業規則の「慶弔休暇」「特別休暇」「賃金」の項目を確認してください。
忌引制度がない場合は年次有給休暇を使える
会社に忌引休暇制度がない、または取得できる日数だけでは足りない場合は、年次有給休暇を申請する方法があります。
厚生労働省は、年次有給休暇の利用目的は労働者の自由であると案内しています。年次有給休暇として取得する場合は、会社の申請手順に従います。
忌引休暇の申請に証明書は必要？
証明書の提出が必要かどうかは会社の就業規則や慶弔休暇規程によって異なります。
会社によっては、忌引休暇を申請するときに、死亡や葬儀の事実を確認できる書類の提示・提出を求めることがあります。
使用できる書類も会社ごとに異なります。提出を求められた場合は、次のような書類のどれが必要か人事・総務へ確認してください。
- 会葬礼状
- 葬儀案内・訃報通知
- 死亡診断書・死体検案書の写し
- 火葬許可に関する書類の写し
- 新聞のお悔やみ欄など、会社が認める資料
死亡診断書などには個人情報が含まれます。会社が簡易な書類で確認できる場合もあるため、自己判断で原本を提出せず、必要な書類と提出方法を確認してください。
証明書がすぐ用意できない場合
急な訃報では、申請時点で証明書が手元にないこともあります。その場合は、まず休暇の連絡を行い、「必要書類は後日提出します」と伝え、提出期限を確認してください。
忌引休暇の申請に必要な証明書につきましては、葬儀後に準備でき次第提出いたします。提出可能な書類の種類と期限をご教示いただけますと幸いです。
会社へ伝える内容はどこまで必要？
会社への連絡では、休暇手続きと業務調整に必要な情報を伝えればよく、家庭事情を詳しく説明する必要はありません。
一般的には、次の内容を整理しておくとスムーズです。
- 故人との続柄
- 休暇を希望する日
- 通夜・葬儀の日程（必要な場合）
- 喪主を務めるかどうか（会社規定で必要な場合）
- 業務の引き継ぎ
- 緊急連絡先
葬儀会場や死亡原因まで必ず伝える必要があるわけではありません。会社が申請上必要としている情報を確認して対応してください。
休まない場合も会社へ報告した方がいい？
忌引休暇を取得しない場合でも、勤務や業務に影響があるなら上司へ簡潔に共有しておくと安心です。
たとえば祖父母が亡くなったものの葬儀に参列しない、勤務日に影響がないといった場合、必ず忌引休暇を申請する必要はありません。
ただし、急な電話連絡や早退の可能性がある場合は、「祖父が亡くなりましたが、現時点では休暇取得の予定はありません。状況が変わった場合は改めてご相談します」と共有しておくと、急な予定変更にも対応しやすくなります。
葬儀後に職場へ送るメール例文
復帰時は長い説明をせず、休暇へのお礼と業務復帰の連絡を簡潔に伝えます。
件名：忌引休暇のお礼と復帰のご連絡
○○課長
お疲れさまです。○○です。
このたびは急な忌引休暇にご対応いただき、ありがとうございました。おかげさまで葬儀を滞りなく終えることができました。
○月○日より通常どおり勤務いたします。休暇中にご対応いただいた皆さまにも改めてお礼申し上げます。
よろしくお願いいたします。
忌引休暇の連絡でよくある質問
日数・給与・証明書・取得方法は会社ごとの差が大きいため、最終的には就業規則を確認します。
身内の不幸はメールだけで連絡しても大丈夫ですか？
会社の連絡ルールによります。電話連絡が指定されている場合は電話を優先し、メールや勤怠システムでも申請します。指定がなければ、まず直属の上司へ確実に届く方法で連絡してください。
忌引休暇の申請理由は何と書けばよいですか？
「祖母逝去に伴う葬儀参列のため」など、続柄と休暇目的を簡潔に書けば十分です。
祖母が亡くなった場合、孫は何日休めますか？
全国一律の日数はありません。会社の就業規則や慶弔休暇規程で、祖父母が対象か、何日取得できるかを確認してください。
忌引休暇には証明書が必須ですか？
一律に必須ではありません。会社によって提出の有無や認められる書類が異なります。
忌引休暇は有給になりますか？
会社規定によります。有給の特別休暇としている会社もあれば、無給としている会社もあります。年次有給休暇とは別の制度です。
忌引休暇を分けて取れますか？
分割取得の可否も会社規定によります。連続取得が条件の場合もあるため、人事・総務へ確認してください。
まとめ：まず上司へ連絡し、日数と証明書は就業規則を確認する
身内に不幸があったら早めに上司へ連絡し、忌引日数・有給扱い・証明書の要否は会社規定で確認します。
突然の訃報では、葬儀日程や必要な休暇日数がすぐには分からないこともあります。最初から完璧な申請をしようとせず、まず「身内に不幸があり、休暇が必要であること」を伝えましょう。
その後、就業規則を確認して休暇期間を決め、会社から求められた場合は証明書を提出します。忌引休暇がない場合や日数が足りない場合は、年次有給休暇の利用も検討してください。
家族が亡くなった直後で、会社への連絡以外に何をすればよいか分からない方は、死亡後から搬送・葬儀社決定までの最初の2時間の手順も確認してください。
参考情報
年次有給休暇と会社の就業規則については、厚生労働省の公式情報も確認してください。
